Comment devenir assistant virtuel

Comment devenir assistant virtuel : Guide étape par étape

C’est un guide complet pour devenir et trouver du travail en tant qu’assistant virtuel (VA) en 2020.

Dans ce guide vous allez apprendre :

  • Quels sont les compétences d’un bon VA
  • Comment trouver des prestations à vendre
  • Comment déterminer vos prix
  • Et bien plus encore

Donc si vous voulez devenir assistant virtuel (VA) cette année, vous allez adorer le guide d’aujourd’hui.

Entrons dans le vif du sujet.

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est un travailleur indépendant qui fournit des services d’assistance technique ou administrative pour une entreprise.

Dû au fait que le travail est à faire en ligne, l’assistant virtuel peut travailler de n’importe quel endroit dans le monde.

Vous n’avez pas forcément besoin de diplôme ou de certification pour devenir assistant virtuel.

Vous pouvez vous former sur une tâche et ensuite commencer à travailler en tant qu’assistant virtuel.

Pourquoi les assistants virtuels sont-ils importants?

Grâce aux améliorations technologiques comme l’Internet à haut débit et le partage de documents, le travail à distance est devenu une réalité.

Les assistants virtuels sont partout aujourd’hui. Ils fournissent des solutions rentables pour aider les propriétaires d’entreprises de sorte qu’ils peuvent se concentrer sur la croissance de leur entreprise.

Voici pourquoi les propriétaires d’entreprises emploient des assistants virtuels :

1. La gestion des tâches

Imaginez qu’un propriétaire de site e-commerce est deux choix concernant deux tâches à effectuer :

  1. Des choix stratégiques avec des partenaires concernant la croissance de son entreprise
  2. Effectuer le rapport de vente journalier

Il y’a de fortes chances qu’il s’occupe de la première option qui paraît bien plus importante.

Mais il ne faut pas non plus négliger les tâches quotidiennes comme répondre aux emails, gérer les rendez-vous, gérer le calendrier…

Et c’est ici que les assistants virtuels rentrent en compte.

Ils peuvent facilement se charger de toutes les taches routinières, pour laisser le propriétaire d’entreprise s’occuper des taches plus urgentes et plus importantes.

2. Réduction des coûts

C’est une autre raison pour laquelle les entrepreneurs et les entreprises externalisent les tâches qui peuvent être facilement traitables.

Ils peuvent économiser sur les coûts salariaux et sur les coûts de formation, que certaines petites entreprises ne peuvent pas se permettre.

Tout cela coûte de l’argent, l’entreprise peut également prendre directement un expert dans le domaine.

3. Gagner du temps

La dernière raison pour laquelle les propriétaires de petites entreprises se tournent vers les assistants virtuels, c’est qu’ils leur font gagner beaucoup de temps.

Et le temps c’est de l’argent.

Les propriétaires d’entreprises ne devraient pas passer des heures à faire des tâches spécifiques quotidiennes dont une personne plus compétente dans le domaine pourrait effectuer.

Pourquoi ne pas sauter tout cela et faire plutôt appel à un assistant virtuel pour des tâches spécifiques ?

Avec les assistants virtuels, ils disposent :

  • d’experts confirmés qu’ils peuvent engager en un rien de temps
  • du temps pour faire des tâches plus importantes

Tout le monde y gagne.

Qu’est ce que fait un assistant virtuel ?

Dans cette partie de l’article vous allez apprendre ce que peut faire exactement un assistant virtuel.

Un assistant virtuel effectue des tâches variées pour faire gagner du temps aux propriétaires d’entreprise.

Du marketing digital, en passant par le support client par email, ou encore la transcription d’un podcast, un assistant virtuel peut effectuer toutes sortes de tâches.

Tout dépendra des compétences que vous voulez proposer.

Alors si vous voulez connaitre la plupart des fonctions que peut effectuer un VA, cette partie est faite pour vous :

1. Administratifs

Il y a des taches administratives que vous pouvez faire pour un large éventail de clients.

C’est le genre de choses dont beaucoup d’entreprises ont besoin et vous n’avez pas besoin de beaucoup d’expérience pour démarrer, c’est donc un moyen simple de se faire connaitre en tant que VA .

Il y’a de nombreuses tache que vous pouvez effectuer :

  • Saisie de données
  • Gestion du courrier électronique
  • Vérifier les messages vocaux
  • Produire des rapports
  • Gestion des calendriers et des horaires
  • Prise de rendez-vous
  • Organisation des déplacements
  • Gestion des dossiers

2. Marketing et métier du numérique

Beaucoup de propriétaires d’entreprise savent qu’ils ont besoin d’un présence en ligne, mais la plupart d’entre eux n’ont soit pas le temps de s’en occuper ou n’ont simplement pas les compétences.

Le monde du numérique offre de nombreuses possibilités, son évolution est rapide est demande de plus en plus de compétences.

Tous type d’entreprise peuvent faire appels à vos services, de la petite entreprise familiale en passant par la salle de fitness de votre ville ou aux propriétaires de site e-commerce.

Que ce soit pour écrire du contenu pour un blog, travailler sur des podcasts, répondre à des demandes d’assistance en ligne, créer des sites web, etc.

Il n’y a absolument aucune limite à ce que vous pourriez faire.

Voici une liste de quelques-uns des services les plus évidents et les plus fréquemment sollicités par les VA dans le domaine du marketing numérique :

  • Responsable d’affiliation
  • Soumettre des articles invités sur des blogs
  • Assistant Blogueur
  • Création d’un Ezine
  • Gestion des publicités en ligne (Google, Facebook, Youtube…)
  • Rédaction du contenu
  • Relecture/correction d’articles de blogs, pages de ventes
  • Recherche de mots-clés pour le référencement naturel
  • Montage et diffusion de podcasts
  • Conception et gestion du site web
  • Gestion du blog
  • Création de pages de vente
  • Suivi et analyse de sites web
  • Gestion du lancement de produits
  • Gestion des publicités en ligne
  • Mise en place et promotion d’un webinaire
  • Ecrire une lettre de vente
  • Mettre en ligne des photos de produits sur un site e-commerce
  • Optimisation des moteurs de recherche
  • Gestion de la communauté
  • Gestion des réseaux sociaux
  • Rédiger des emails marketing
  • Création de pages de capture d’emails
  • Création et gestion de concours
  • Rédaction des descriptions de produits pour des sites e-commerce

3. Marketing hors ligne

Le marketing en ligne prends de plus en plus de place, mais le marketing hors ligne n’est pas mort !

De nombreuses entreprises et entrepreneurs continuent de faire de la publicité en utilisant des méthodes traditionnelles, pensez aux restaurants, aux coiffeurs et à tout type d’entreprise local.

  • Rédaction de dépliants
  • Conception graphique
  • Conception des dépliants et brochures
  • Création de cartes de visites

4. Soutien aux entreprises

Il y a des choses dont presque toutes les entreprises ont besoin, qu’elles soient en ligne ou non.

Les VA ont de nombreuses possibilités d’aider les entreprises.

Voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

  • Service de support téléphonique
  • Codification des documents
  • Service clientèle en ligne (courrier électronique, chat, réseaux sociaux)
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion de projet
  • Conception graphique
  • Service clientèle hors ligne (téléphone)
  • Traitement des commandes (physique et/ou numérique)
  • Suivi avec les clients potentiels ou les partenaires de coentreprises
  • Préparer et distribuer les communiqués de presse
  • Création d’une procédure opérationnelle standard (POS)
  • Convertir des documents en PDF
  • Génération de prospects et de ventes
  • Gestion des propositions de subvention
  • Recruter de nouveaux membres potentiels pour l’équipe
  • Superviser les nouveaux membres de l’équipe
  • Gestion de la réputation
  • Préparation des présentations de diapositives

Et voici le plus beau : toute cette liste n’est que la partie émergée de l’iceberg en ce qui concerne les services d’assistance virtuelle que vous pouvez offrir !

Quels sont les qualités que tout assistant virtuel devrait avoir?

Être un bon assistant virtuel, c’est faciliter la vie de votre client.

En un sens, vous êtes délégué pour prendre en charge les tâches qui vous seront confiées.

Vous devez donner à votre client le sentiment qu’il peut vous laisser sans surveillance tout en obtenant des résultats exceptionnels.

Voici quelques-unes des qualités les plus appréciées chez un assistant virtuel :

1. Fiabilité

La fiabilité est un must have d’un assistant virtuel. Quelle que soit votre qualification ou le coût de votre travail, vous perdrez des clients s’ils ne peuvent pas compter sur vous.

2. La Rigueur

La rigueur est très importante. Les erreurs sont humaines et se produiront. Mais vous devez éviter les erreurs inutiles comme les fautes de frappe et le travail fait à la va vite.

3. Une personnalité aimable et sympathique

Avoir des relations avec vos clients vous mènera plus loin que vous ne pourriez l’imaginer. Restez toujours positif, quelle que soit la façon dont le client agit.

4. Débrouillard

Un assistant virtuel de valeur est la personne à contacter pour obtenir des informations. Vous n’avez pas besoin de tout savoir sur l’entreprise, mais vous devez avoir un système en place qui vous permet de vous renseigner.

5. Une personne « d’idées »

Cela va de pair avec l’ingéniosité. Vous voulez avoir des idées qui améliorent l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Lorsque vous pensez à l’entreprise du client, vous montrez que vous êtes plus qu’un assistant typique.

6. Aidez à développer l’entreprise du client

Dans le même ordre d’idée que les deux derniers points, si vous pouvez faire croître l’entreprise d’un client et que cela augmente ses revenus, vous aurez un emploi pour toujours. Le revenu supplémentaire que vous fournissez au client fera de vous un membre inestimable de son équipe.

7. Assurez un suivi irréprochable

Restez maître de chaque tâche, même si votre client ne l’est pas. Les petites tâches peuvent souvent passer à travers les mailles du filet, mais c’est votre travail de ne pas laisser cela se produire.

8. Travaillez bien sous pression

Ne laissez jamais un client vous voir transpirer. C’est une blague, mais c’est vrai à plus d’égards que vous ne le pensez. Vous voulez que chaque client pense qu’il est votre seul client, quelle que soit votre charge de travail.

9. Capacité à faire plusieurs choses à la fois

L’une des cinq premières choses qu’un assistant virtuel doit faire est probablement de prendre en charge plusieurs tâches pour plusieurs clients et de les faire tous avancer. Il faut de l’organisation, de l’efficacité et une bonne planification, mais c’est essentiel pour avoir de la réussite en tant qu’assistant virtuel.

Comment démarrer une entreprise d’assistance virtuelle en 7 étapes

Maintenant il est temps de passer à l’action et lancer votre business en tant que VA.

Ce processus en plusieurs étapes va vous aider à y voir plus clair pour bien démarrer.

Pour créer votre service d’assistance virtuel à succès, vous aurez besoin de passer par plusieurs étapes :

  • Choisir son offre
  • Fixer vos prix
  • Trouver vos clients idéaux
  • et bien plus encore…

Je vais vous montrer étapes par étapes les points importants pour bien débuter, assurez-vous de prendre au sérieux ces 7 étapes.

1. Concentrez-vous sur votre offre

Vous savez maintenant que vous pouvez offrir des centaines de services en tant que VA.

Vous pouvez tout faire, de la rédaction à l’envoi de courriels, en passant par la gestion de calendriers, la comptabilité, le marketing, les réseaux sociaux, etc.

Concentrez-vous sur les compétences que vous possédez et que vous aimez faire.

Il n’y a aucune raison de vous disperser, surtout au début, quand vous avez beaucoup à apprendre !

2. Fixez vos prix

Maintenant que vous savez quels services vous allez proposer il vous faut définir les prix de vos services.

Il faut que vous soyez compétitif sans pour autant vous brader pour gagner des clients, mais alors comment définir le prix juste ?

C’est ce que nous allons voir, il faut savoir que la plupart des offres d’assistants virtuels se répartissent en quatre grandes catégories de prix :

  1. Tarifs horaires : Votre client paie un taux horaire et vous êtes payé pour le temps que vous travaillez.
  2. Basée sur le projet : Votre client paie un montant fixe pour un projet ponctuel (création de comptes de réseaux sociaux, conception d’un site web, etc.)
  3. Forfait d’heures : Votre client paie pour un certain nombre d’heures à utiliser au fil du temps. En fonction de votre contrat, elles peuvent expirer après une période déterminée, par exemple 6 mois ou un an.
  4. Mensuel : Votre client vous paie mensuellement pour un ensemble de tâches ou un nombre d’heures spécifiques.

La façon que j’utilise est qui pour moi reste la plus simple pour déterminer la valeur de mes services reste de faire des recherches sur ce que les autres assistants virtuels facturent.

Vous pouvez faire une recherche sur Google, allez sur des sites de freelance ou encore rechercher sur des forums, groupes Facebook…

Faits la moyenne des tarifs que vous trouverez et vous obtiendrez une vision plus clair des prix que vous pouvez facturer à une entreprise dans votre domaine d’expertise.

Important : Prenez également en compte l’expérience que vous possédez dans votre domaine, vous ne pouvez pas facturer le même prix si vous avez 10 ans d’expérience ou si vous venez juste de vous former.

3. Connaitre son client idéal et son marché cible

Une fois que vous avez déterminé les services que vous proposez et fixez vos prix, vous devez ABSOLUMENT déterminer le type de clients avec lesquels vous souhaitez travailler.

Si vous ne prenez pas le temps de connaitre votre client idéal, il vous sera alors impossible de le cibler.

En le connaissant sur le bout du doigt, vous savez exactement ce dont il a besoin.

De ce fait, vous pouvez lui proposer le service parfait.

Soyez le plus précis possible et essayer de rentrer dans la tête de votre client idéal :

  • S’agit-il de propriétaires de petites entreprises ?
  • Quels sont ses passions, ses loisirs?
  • Où vit-il? Ou travail-il?
  • Quels sont ses rêves, ses ambitions?
  • Quels sont ses points de frustrations ?

Quel que soit votre client-cible, donnez-lui un visage.

Créez l’avatar de votre client idéal.

Nommez-les, donnez-leur toutes les caractéristiques que vous voulez que vos clients aient (ou n’aient pas), et écrivez pourquoi vous voulez travailler avec eux.

Demandez-vous si le travail qu’ils font est intéressant ou s’il s’agit d’un secteur dans lequel vous êtes à l’aise.

Vous devez également écrire comment vous pouvez les aider et pourquoi ils devraient vous choisir plutôt qu’un autre VA.

Cette étape est essentielle, car elle vous aidera à élaborer votre plan de marketing par la suite.

4. Créez votre entreprise et choisissez son statut juridique

Lorsque vous vous sentez prêt à démarrer, vous devez décider quel statut juridique choisir pour votre entreprise.

Le choix du statut juridique de l’entreprise est l’une des étapes les plus importantes du projet, avant de créer votre entreprise, vous devriez demander conseil à un professionnel pour vous assurer que vous vous y prenez de la bonne manière.

5. Créer son site internet et mettre en place une stratégie marketing

Si vous voulez travailler en tant que VA, vous allez donc travailler à distance.

Il est donc indispensable pour vous d’avoir une présence en ligne, le meilleur moyen de présenter vos services et compétences est d’avoir un site internet.

Pensez-y comme votre carte de visite, un site internet permettra à vos clients potentiels de savoir si vous êtes le meilleur choix pour eux.

Il existe des solutions simples et abordables pour créer votre site professionnel, je vous conseille le CMS WordPress et l’hébergeur o2switch

Les réseaux sociaux constituent également une part importante de votre entreprise, il peut être une bonne source de trafic pour votre site web.

Mais vous n’avez pas besoin d’être partout : apprenez où vos clients idéaux se trouvent et maîtrisez une ou deux plateformes de réseaux sociaux.

Sont-ils sur Facebook ? Sur Instagram ? Ou encore Linkedin ?  Communiquer avec eux pour leur montrer que vous comprenez leur besoin.

6. Réseauter avec d’autres assistants virtuels

Le travail à domicile peut, de temps en temps, devenir un travail solitaire.

Vous aurez toujours besoin d’un groupe de soutien, d’une personne qui vous comprend et qui peut vous aider en vous donnant des conseils, ou simplement avec qui vous pouvez partager de temps en temps.

Recherchez les groupes Facebook et les blogs qui sont dans votre créneau.

Trouvez un groupe de personnes qui partage vos objectifs et travaillez à leurs côtés pour construire une entreprise prospère.

7. Faites plaisir à vos clients et demandez leur avis

Rendre vos clients heureux est le plus grand atout de votre entreprise.

Une fois que vous avez trouvé votre premier client, faites tout votre possible pour lui fournir un service de qualité, n’hésitez pas à toujours délivrer un peu plus.

Un client satisfait peut vous recommander à d’autres chefs d’entreprise qu’il connaît, et il vous suffit d’une poignée de clients pour gagner un revenu à plein temps en tant qu’assistant virtuel !

N’ayez pas peur de demander un retour d’information.

Demandez à vos clients s’il y a quelque chose que vous pouvez améliorer et prenez en compte tout ce qu’ils vous disent.

Utilisez chaque avis positif comme témoignage et demandez à vos meilleurs clients si vous pouvez les utiliser comme références.

Cela vous aidera énormément à obtenir davantage de clients.

Où trouver des emplois d’assistants virtuels en ligne (et hors ligne)

Maintenant que vous avez déterminé les services que vous allez offrir à vos clients idéaux.

Combien vous allez facturer pour vos services et que vous avez créé un site web, il est temps de trouver des clients.

Trouver des clients est souvent la partie la plus difficile pour tout nouveau propriétaire d’entreprise et vous devrez être proactif au début :

  • Envoyer des emails à des entreprises
  • S’inscrire sur des sites de freelance
  • Faire appel à son réseau familial et professionnel
  • Et bien plus encore…

Heureusement, il existe quelques endroits où vous pourrez trouver plus de succès que d’autres.

Essayez les sites web de freelance

Il est relativement facile de trouver des postes d’assistants virtuels sur des sites web pour indépendants comme Upwork, Malt ou encore proposé des microservices sur des sites comme Fiverr ou 5euros.

Cette une bonne méthode pour débuter mais vous ne décidez pas avec qui vous voulez travailler et pourquoi.

Vous acceptez toutes les demandes qui vous parviennent, par conséquent vous faites concurrence à d’autres VA et vous ne contrôlez pas totalement votre entreprise.

Mais la meilleure façon de trouver des clients et d’être payé pour ce vous valez, c’est d’identifier les clients avec lesquels vous voulez travailler et de les contacter.

Faites appel à votre famille et vos amis

Il ne faut pas avoir peur de demander directement à votre famille ou vos amis que vous recherchez du travail, dites leurs ce que vous faites exactement et comment vous pouvez aider.

Vous pourrez être surpris de savoir qui connaît quelqu’un qui cherche de l’aide et qui peut vous mettre en relation.

S’il s’avère qu’ils connaissent quelqu’un qui recherche une personne avec vos compétences ils seront ravis de vous aider et donner votre contact.

C’est une méthode simple qui a du succès car vous venez par le biais d’une recommandation personnelle.

S’associer à d’autres indépendants ou entrepreneurs

Vous pouvez rejoindre des groupes Facebook d’entrepreneurs et participer à des événements de réseautage.

S’associer avec d’autres freelances est un excellent moyen d’obtenir du travail.

Il y a deux façons de faire en sorte que cela fonctionne :

  1. Proposer de sous-traiter : Lorsqu’ils sont débordés de travail ou qu’ils cherchent à externaliser certaines tâches, vous pouvez travailler pour eux.
  2. S’associer à un prestataire de services – Faites équipe pour offrir une gamme de services plus large que celle que vous pouvez offrir seul. Par exemple, un rédacteur et un concepteur peuvent faire équipe pour fournir des pages de vente tout en un.

C’est une méthode gagnant-gagnant, vous obtenez tous les deux travail et ça permet aussi d’étendre votre réseau.

Prospection directe

Vous connaissez maintenant votre client idéal et marché cible, vous pouvez donc contacter directement les clients avec lesquels vous voulez travailler.

C’est l’une des meilleures méthodes pour obtenir de nouveaux clients, si vous avez fait le travail en amont pour trouver votre client idéal.

Il est alors facile pour vous de le contacter est d’expliquer les services que vous proposez en appuyant sur ces points de frustrations.

Comment trouver des clients et comment les contacter ?

Il est aujourd’hui facile de contacter n’importe quelles entreprises grâce à Internet :

  • Rechercher leurs sites sur Internet et contacter les grâce à la page de contact.
  • Directement sur les réseaux sociaux, Facebook, Linkedin ou même Instagram.
  • Faites des recherches dans votre niche avec Google.

Cette méthode est donc excellente parce que vous décidez avec qui vous voulez travailler et pourquoi.

Vous n’acceptez pas toutes les demandes qui vous parviennent, vous ne faites pas concurrence à des autres VA et vous contrôlez totalement votre entreprise.

Devenez assistant virtuel et commencez à travailler à domicile

Si vous souhaitez travailler à domicile et être indépendant, le travail d’assistant virtuel peut-être fait pour vous.

C’est un business que vous pouvez commencer sans gros investissement, vous avez besoin uniquement d’un ordinateur et d’une connexion Internet.

Avoir un site internet est un plus mais n’est pas indispensable pour commencer.

Avec un peu de réseautage, vous constaterez qu’il peut être assez facile de trouver votre premier client.

J’espère que vous avez trouvé ce guide sûr comment devenir assistant virtuels utiles.

J’aimerais maintenant entendre ce que vous avez à dire :

Quel conseil du post d’aujourd’hui voulez-vous essayer en premier ?

Vous avez une idée plus clair des services que vous pouvez proposer ?

Dans tous les cas, faites-le-moi savoir en laissant un commentaire ci-dessous dès maintenant.